Muutama viikko sitten nyökyttelimme tyytyväisenä tutustuessamme seminaarisaliin; tunnelma ja akustiikka vaikuttivat hyviltä. Yhtäkkiä koronakriisin takia fyysinen tilaisuus oli poissuljettu ja kaikki pitikin miettiä uusiksi. Seurasi sarja nopeita päätöksiä, huikeaa tiimityötä digitaalisessa ympäristössä ja uudenlaista kokemusta webinaarin järjestämisestä. Tiimimme kokemuksista on varmasti hyötyä jatkossa muillekin.
Webinaarin toteuttaminen on projekti. Sillä on tavoite, kohderyhmä, kesto, toteutustapa, ohjelma ja mahdollinen projektitiimi, jonka jokaisella jäsenellä on nimetty rooli ja vastuu. (Huom! Tiimi voi tarkoittaa vain yhtä henkilöä. Jos tiimi olet vain sinä, osa vinkeistämme voi tuntua liioitelluilta.) Webinaari voi tuntua armottomalta, koska yleisö on kasvoton. Toisaalta yleisö on ehkä webinaarissa armeliaampi kuin muualla: Kaikki ymmärtävät tekniset haasteet tai suunnittelemattomat tauot. Monta asiaa voi kuitenkin ennakoida huolellisella valmistautumisella. Webinaarin järjestäminenkin on oppimista.
Ja nyt mennään!
Ennen webinaaria
Käytännön järjestelyt ja tekniikka
(Peru mahdollinen varattu seminaari ja siihen liittyneet oheispalvelut (tarjoilu, striimaus jne.)
Tiimi
- Muodosta tiimi, jossa ovat mukana myös tekniikasta vastaavat. Tee tiimille to do -lista.
- Käykää yhdessä läpi tiimin työnjako. Varmista, että kaikki ymmärtävät oman roolinsa ennen webinaaria, sen aikana ja sen jälkeen.
- Järjestä sisäinen kenraaliharjoitus webinaari-tiimille.
- Luo hyvä, luottavainen ja odottava tunnelma – kaikki menee mainiosti!
Tekniikka
- Valitse webinaarin tekninen toteutusjärjestelmä ja testaa sen toiminnot (mm. chatti)
- Suunnittele toteutuspaikka: onko jokainen tiimiläinen ja esiintyjä kotitoimistossaan? Vai onko osa järjestäjistä ja/tai esiintyjistä yhteisessä tilassa?
- Valmistele, varmista ja testaa webinaarissa esiintyvien tiimiläisten osalta autenttisissa olosuhteissa kamerat, mikrofoni ja valaistus sekä verkkoyhteyden toimivuus.
- Sovi, miten hoidetaan webinaarin aikana tiimin keskinäinen viestintä: WhatsApp tmv.
- Jos webinaarista tehdään tallenne, nimeä vastuuhenkilö työnjaossa. Sovi etukäteen, tallennetaanko esitys kerrallaan tai osissa.
Viestintä ja markkinointi
Kohderyhmä ja ilmoittautuneet
- Pyydä ilmoittautuminen, jotta saat osallistujatiedot.
- Osallista ilmoittautuneet: Vahvistus ilmoittautumisesta; lähempänä webinaaria muistutus. Lähetä tekninen ohjeistus ja osallistumislinkki päivää ennen tapahtumaa.
- Mieti keinoja saada kahvitauon tunnelmaa tauoille, vaikkei ollakaan kasvotusten.
- Sovi ennen webinaaria sometunniste (#). Kerro se jo etukäteisviesteissä esiintyjille ja osallistujille!
Markkinointi ja media
- Markkinoi viime hetkeen asti! Hyödynnä kaikki omat kontaktisi.
- Jaa tapahtumaa sosiaalisessa mediassa sovitulla sometunnisteella jo etukäteen. Pyydä myös esiintyjiä jakamaan tietoa webinaarista.
- Mahdollisen mediatiedotteen lähettäminen muutamaa päivää ennen tapahtumaa.
Esiintyjät ja ohjelma
- Suunnittele vaihteleva ohjelma, hyödynnä webinaarialustaa: esimerkiksi vuorottelevina osioina keskustelut, videot, äänestykset jne.
- Sovi esiintymisten tarkka kesto. Varaa taukoja vähintään tunnin välein.
- Kirjoita ohjelman kokoava yleisjuonto ja esiintyjien esittelyjuonnot. Harjoittele niitä.
- Ohjeista esiintyjille tarvittaessa esitystekniikka: Käy läpi kameran ja mikin käyttö.
- Sovi esityksen käytännön asioista: kumpi jakaa esitysmateriaalin; chattikysymysten huomiointi, äänestykset, keskustelut jne.
- Lähetä esiintyjälle etukäteen tiedoksi juontoteksti, jolla hänet esitellään.
- Sovi ainakin yksi varapuhuja esteen varalle alustavasti.
Webinaarin aikana
Tekniikka ja käytännön järjestelyt
Tekniikka
- Testaa järjestelmän toimivuus ja esiintyjien näytönjako
- Jaa näytöllä tekninen opastus ja sen yhteystiedot.
- Muistuta juuri ennen aloitusta osallistujia omien mikkiensä mykistämisestä. Mykistä vahingossa avoimeksi jääneet osallistujien mikit (ja kamerat).
- Avaa tarvittaessa etänä puhujan mikki (ja kamera).
Käytännön järjestelyt
- Ole langoilla viimeistään puoli tuntia ennen webinaarin alkua. Yllätyt, kuinka moni siellä on jo silloin!
- Ota ennen aloitusta chattijuontajan rooli (Tässä kyllä meidän Virpi on mestari!) Keskustele leppoisasti, kerro ohjelmasta, toivottele tervetulleeksi.
- Aloita täsmällisesti. Käy aloitusjuonnossa läpi ohjelma sekä taukojen ajankohdat.
- Seuraa chattia ja nosta esiin keskeisiä kysymyksiä.
- Jaa webinaaria somessa tilannekuvin ja -kommentein.
- Noudata aikataulua. Tiivistä ohjelmaa tarvittaessa. Verkossa vähempi riittää.
- Loppujuonnossa muista kiittää kaikkia puhujia ja osallistujia.
- Juontaja: muista hymyillä! (Meinasi unohtua jännityksessä). Katso kameraan myös niin usein kuin voit.
Webinaarin jälkeen
- Lähetä kiitosviesti sekä osallistujille että esiintyjille. On iso juttu antaa aikaansa!
- Lähetä palautekysely ja lupaamasi esitysaineistot.
- Huoahda yksin tai tiimisi kanssa.
- Muista iloita hyvästä palautteesta: ”Kiitos hyvästä seminaarista ja ketterästä toteuttamisesta huolimatta koronatilanteen tuomasta haasteesta.”
Vinkkejä jakoi Kaikkien-malli -webinaaritiimi: Virpi Markkanen, Nina Hjelt, Kristiina Andreasson, Kaisa Välivehmas, Tiina Tanskanen-Kudjoi, Carolina Rebhan ja Jussi Keskitalo.
Kuva: Wes Hicks/Unsplash